Kuntoutusyrittäjien toimistola kysellään aika ajoin samoja tai samantyylisiä Kantaan liittyviä kysymyksiä. Kokoamme tähän artikkeliin ajankohtaista tietoa aihepiiristä usein kysyttyjen kysymysten muodossa.
Joko minun on pakko liittyä Kantaan ja alkaa tallentamaan potilasasiakirjani sinne?
Lyhyesti: ei ole pakko, ellei jokin iso ostajasi (kuten hyvinvointialue) velvoita sinua siihen esimerkiksi allekirjoittamaasi terapiapalveluiden hankintasopimukseen viitaten. Alan suurin ostaja Kansaneläkelaitos ei velvoita ottamaan käyttöön sähköistä potilastietojärjestelmää.
Ja tässä piilee myös koukku liittymisvelvollisuudelle: liittymisvelvollisia ovat kaikki, joilla on käytössä Kanta-liittymiskelpoinen potilastietojärjestelmä. Tästä on säädetty asiakastietolain 67 §:ssä.
Jos et hanki Kanta-yhteensopivaa järjestelmää, ei sinun tarvitse liittää mitään järjestelmää Kantaan. Jos kuitenkin hankit yrityksellesi Kanta-yhteensopivan järjestelmän (= allekirjoitat sopimuksen järjestelmästä), on sinun lain mukaan liitettävä se Kantaan. Liittymisen jälkeen olet myös velvollinen tallentamaan kaikki järjestelmässä syntyneet rakenteisesti kirjatut asiakirjat Kantaan.
Kuntoutusyrittäjien jäsenyrityksistä noin 80 % on liittynyt Kanta-arkistoon terveydenhuollon palveluntuottajina ja tallentaa siten (lähes, kts. ostopalvelut alla) kaikki syntyneet rakenteisesti kirjatut asiakirjat Kantaan. Kantaan liittyneiden jäsenten suhde on säilynyt viime vuodet samalla tasolla, hieman kasvaen.
Käytössäni ei ole sähköistä järjestelmää – kirjaanko kynällä ja paperilla vai tietokoneelle esimerkiksi wordiin tai exceliin?
Asiakastietolaki vaikenee manuaalisen kirjaamisen yksityiskohdista. Lainsäätäjän näkökulmasta manuaalisia kirjaajia ei siten oikein tunneta. Manuaalisella kirjaajalla on siten samat velvoitteet kuin Kantaan kirjaavalla potilastietojärjestelmän käyttäjälläkin.
Toisin sanoen potilaasta on kerättävä samat perustiedot, tehtävä samat kirjaukset, tietojen lukemisesta olisi pidettävä lokia ja tietojen kirjaamisessa olisi käytettävä rakenteista kirjaamista. Helpommin sanottu kuin tehty paperiarkiston kanssa. Käytännön ongelmia yrittäjille on voinut tulla manuaalisessa kirjaamisessa siitä, että kirjaamisen laatu ei ole täyttänyt viranomaisen seulaa. Syitä tälle voivat olla rakenteisen kirjaamisen puute tai muuten liian suppeat potilasasiakirjamerkinnät.
Word ja excel eivät ole potilastietojärjestelmiä. Tällöin olisi perusteltua olettaa, ettei näitä voi käyttää potilastietojärjestelmien tapaan kirjaamiseenkaan. Iso kysymys myös on, missä tällaisia tietoja säilytetään. Tietoturvallisessa potilastietojärjestelmässä tämä asia on ratkaistu, mutta yrittäjän harteille jätettynä varmuuskopiointi, salaminen ja riittävä suojaaminen voivat olla yrittäjää haastavia kysymyksiä. Viranomaisten suhtautuminen Word- ja excel-kirjaamiseen on hieman vaihdellut, mutta viime aikoina LVV:n webinaareissa sitä on, jos ei nyt varsinaisesti sallittu, niin siedetty.
Kuntoutusyrittäjien suositus on, että käytössä olisi aina LVV:n Astori-rekisteriin merkitty potilastietojärjestelmä.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus on rakennettu huomioimaan tekninen kehitys. Jossain vaiheessa tietosuojaviranomaiset todennäköisesti linjaavat, että sähköisten potilastietojärjestelmien käyttö on riittävän helppoa ja halpaa, että sitä voidaan tietosuojan nimissä edellyttää kaikilta sosiaali- ja terveydenhuollon yrityksiltä. Tuo päivä ei ole kuitenkaan vielä tänään, eikä se luultavasti koita vielä tällä vuosikymmenelläkään. 2030-luvusta emme mene kuitenkaan enää takuuseen.
Hyvinvointialue ostaa minulta palvelusetelillä/kilpailutuksella/suorahankinnalla terapiaa. Vienkö tiedot Kantaan suit sait kuten veisin vaikkapa itse maksavien, vakuutusyhtiöiden tai Kelan terapia-asiakkaiden tiedot?
Yksityinen rekisterinpitäjä on aina velvollinen huolehtimaan siitä, että sähköisesti ja rakenteisesti laaditut tiedot tallennetaan Kantaan, mutta hyvinvointialueiden tapauksessa laki menee vielä pidemmälle: kaikkien hyvinvointialueen järjestämisvastuulle kuuluvien rakenteisesti kirjattujen ostopalvelupotilastietojen tulisi tallentua Kantaan. Tämä johtuu asiakastietolain 13 §:stä ja vastaavasti asiakastietolain 67 §:stä, joka ei anna julkisille mitään liikkumavaraa Kanta-liittymisestä.
Vienkö siis HVA:n (tai Helsingin kaupungin) ostopalvelutiedot Kantaan tuosta vain, kuten veisin muutkin käsittelemäni potilastiedot?
Tämä kysymys on yllättävän vaikea, koska se sisältää monta näkökulmaa. Lyhyt vastaus on, että vie ostopalvelutiedot Kantaan vain, jos siitä on rekisterinpitäjän (hyvinvointialueen) toimesta nimenomaisesti ohjeistettu tai ostavalla alueella on käytössä ostopalvelun valtuutus, jonka olet ottanut omassa potilastietojärjestelmässäsi myös käyttöön.
Ilman ostopalvelun valtuutusta Kantaan tallennettu tieto menee Kantaan tiedot tallentaneen yrityksen rekisterinpidon (ja OID-tunnuksen) alle. Jos siis Yksityinen kuntoutusyritys Oy vie tiedot Kantaan näin, luulee Kanta-arkisto, että tieto kuuluu tiedot Kantaan tallentaneen yrityksen rekisterinpitoon. Tämä on paitsi yllä viitatun asiakastietolain 13 §:n vastaista, myös omiaan sekoittamaan asiakasta ja yrittäjää siitä, kenen rekisterinpitoon tiedot todellisuudessa kuuluvat. Epätietoisuus rekisterinpidosta on tietosuojalle myrkkyä, ja rekisterinpitäjän hukkaaminen onkin tätä nykyä ollut ainoita keinoja saada kontolleen rapsakoita GDPR-sakkoja (tässä tapauksessa 5000 euroa).
Tiedämme, että osa hyvinvointialueista on ohjeistanut yksityisiä palveluntuottajia viemään ostopalvelutiedot Kantaan myös ilman ostopalvelun valtuutusta. Jos saat tällaisen käskyn alueelta, pyydä se kirjallisesti ja säilytä sitä tärkeässä paikassa lähellä sydäntäsi: se saattaa säästää sinulle tuhansia euroja, koska käskyn antaessaan vastuu siirtyy rekisterinpidosta vastaavalle hyvinvointialueelle.
Teoriassa juridisesti vaikeinta on, jos tietoja päättää itse viedä Kantaan väärän OID-tunnuksen alle ilman hyvinvointialueelta tullutta kirjallista ohjeistusta, jolla vastuuta voisi vierittää rekisterinpitäjän suuntaan. Tähän voi kyllä puolustautua (aivan perustellustikin) sillä, että alueen olisi tullut ohjeistaa palveluntuottajiaan eli henkilötietojensa käsittelijöitä tässä asiassa paremmin. Varminta olisi silti pyytää tuollainen kirjallinen ohjeistus. Jos ohjeistusta ei tule, tai alue ei vastaa mitään (tässä alueet ovat valitettavan hyviä), emme suosittele tietojen vientiä Kantaan ilman ostopalvelun valtuutusta.
Joissain potilastietojärjestelmissä onkin asiakkaalle rastitettava täppä ”ostopalvelu”, joka estää tietojen viennin Kantaan ilman ostopalvelun valtuutusta. Tuo täppä on julkisissa palveluissa syytä ottaa käyttöön.
Ostopalvelun valtuutus on käytössä jollain toimialueella lähes kaikilla hyvinvointialueilla, mutta ostopalvelun valtuutuksen käyttöönotto Kuntoutukseen riippuu alueiden järjestelmähankinnoista ja niiden kilpailutuksista. Ostopalvelun valtuutus on käytössä terapiahankinnoissa jo joillain alueilla, mutta ei lähellekään kaikilla alueilla. Myös yksityisen yrityksen käyttämällä järjestelmällä on oltava tuki ostopalvelun valtuutukselle (joka onneksi aika monella terapia-alan järjestelmällä onkin).
Asiakkaani on epäileväinen siitä, että tallennan tietoja Kantaan. Voiko asiakas kieltää sen? Voinko tallentaa Kantaan vain osan asiakastiedoista?
Tallentamisvelvollisuus Kanta-arkistoon on lainsäädännössä hyvin suorasukainen: kaikki Kanta-liittymisen jälkeen syntyneet rakenteisesti kirjatut potilastiedot on tallennettava Kantaan. Asiakaskohtaista valintaa ei saa liittymisen jälkeen Kanta-kirjaamisessa tehdä. Jos asiakas kieltää kirjaamisen (Kantaan tai muuten), ei asiakasta voida hoitaa, koska laki vaatii ammattihenkilönä toimivaa terapeuttia kirjaamaan ja liittymisen jälkeen myös tallentamaan tiedot Kantaan.
Suomeksi Kantaan olisi vietävä kaikki tiedot, jotka käytössä oleva potilastietojärjestelmä suostuu Kantaan kelpuuttamaan. Kanta-palveluiden ulkopuolelle saa jäädä vain sellaista tietoa, jota ei ole rakenteisesti kirjattu, tai joka on lainsäädännön siirtymäajan vuoksi vielä Kanta-tallennusvelvollisuuden ulkopuolella.
Asiakkaalle on syytä tähdentää, että hänellä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen Kanta-palveluista eteenpäin. Jos asiakas asettaa palvelutapahtumakohtaisen luovutuskiellon, on kyseisen palvelutapahtuman kirjaus vain kirjauksen tehneen organisaation (tai yksinyrittäjän) luettavissa ja katsottavissa.
Jos asiakas haluaa kieltää kaiken tietojen luovuttamisen Kanta-palveluista eteenpäin, voi asiakas perua myös omakannassa antamansa luovutusluvan. Tällöin tieto jää Kantaan, eikä siirry potilaan suostumuksellakaan eteenpäin sähköisesti, ellei asiakas rastita luovutuslupaa takaisin päälle. Lisätietoja luovutusluvasta saa aiheen Kanta.fi verkkosivuilta.
Asiakas voi hallinnoida luovutuslupaa ja kieltoja itsenäisesti Omakannassa asioimalla (vain verkkoversiolla, OmaKanta kännykkä-äppi ei näitä vielä tue) tai ilmoittamalla asiasta vastaanotolla terapeutilla, jolloin terapeutti voi asettaa kiellon tai peruuttaa luovutusluvan oman potilastietojärjestelmänsä kautta.
Huomaa myös, että seksuaaliterapian, psykologipalvelun sekä mielenterveyden hoidon (kuten psykoterapian) ja päihde- ja riippuvuushoidon potilasasiakirjojen erityissuojaus tulee pakolliseksi 1.3.2027. Erityissuojaus tarkoittaa sitä, että tietoja lukevan ammattihenkilön on erikseen vahvistettava asiakassuhteen olemassaolo ja tietojen avaamisen syy. Erityissuojaus ei ole siten yhtä tehokas suojakeino kuin yllä mainittu luovutuskielto (jota käyttäjä ei voi ohittaa, vaikka mistä klikkailisi), mutta lisäsuojakeino kuitenkin. Lisäksi erityissuojattavien tietojen lukemisista pidetään erillistä lokia, joka kasvattaa edelleen kiinnijäämisen riskiä väärinkäytön sattuessa.
Oli kyseessä erityissuojattava tieto tai ei, potilastietojen lukeminen ilman hoitoon liittyvää tarkoitusta johtaa aina lukijan matkalle käräjäoikeuteen ja yleensä myös tuomiolle. Se on toki jännittävä tapa tutustua oikeusjärjestelmäämme, mutta tieto tuomiosta voi haitata työnsaannin mahdollisuuksia tulevaisuudessa, koska LVV luovuttaa pyydettäessä tiedon ammattitoiminnassa tehdyn rikoksen tuomiosta kenelle tahansa asiasta tiedustelevalle työnantajalle (ammattihenkilölain 17 §).
Tänään on 1.10. Pitikö tänään tapahtua terveydenhuollon ajanvaraustiedoille jotain?
Vuonna 2023 kun nykyistä asiakastietolakia säädettiin, tiedettiin, että tietojärjestelmät eivät taivu yhdessä yössä tallentamaan aivan kaikkia potilaasta kerättäviä rakenteisiakaan tietoja Kantaan. Järjestelmien kehittämiselle varattiin lakiin siirtymäaika. Ajanvarausasiakirjojen osalta tuo siirtymäaika päättyi tänään 1.10.2026.
Esimerkiksi valokuvien osalta siirtymäaikaa on vielä: se päättyy 1.10.2029 eli kolmen vuoden kuluttua. Siirtymäaikoja voi ihmetellä asiakastietolain 102 §:stä tästä klikkaamalla.
No, nyt kävi kuten näissä Kanta-tarinoissa joskus käy, että tuosta määräajasta hieman myöhästytään. Kelan Kanta-palveluilta saadun tiedon mukaan ajanvaraustietojen Kanta-tallentamisen yhteistestauksessa on (kyllä, tätäkin yksittäistä ominaisuutta on tietosuojan ja tietoturvan vuoksi laajasti testattava) tällä hetkellä kaikki seitsemän (7) kyseistä ominaisuutta hakevaa eri potilastietojärjestelmää. Nämä järjestelmät tallentavat ajanvaraustietoja Kantaan vasta, kun yhteistestaus on onnistuneesti läpäisty. Viivästyksen kestosta ei ole vielä tietoa, mutta 1.10 ajankohtaan ei ehtinyt yksikään.
Osa noista järjestelmistä voi toimia tietojen välittäjinä muihin järjestelmiin, joten todellisuudessa testausjonossa jumissa olevien tietojärjestelmien luku on seitsemää suurempi.
Jos käytössäsi ei ole Kanta-yhteensopivaa potilastietojärjestelmää, ei tämä laajennus ajanvaraustietoihin koske sinua, eikä vaikuta Kanta-liittymisvelvollisuuteesi.
Siirtymäajan päättyminen ei myöskään velvoita avaamaan asiakkaille sähköistä ajanvarauskalenteria. Riittää, että ammattihenkilö itse muodostaa ja tallentaa ajanvarausasiakirjat Kantaan potilastietojärjestelmän kautta.
Syyskuun alussa päättyi siirtymäaika sosiaalihuollon Kanta-liittymiselle. Tuotan jonkin verran sosiaalipalveluita, mutta minulla ei ole kuitenkaan käytössä sosiaalihuollon tietojärjestelmää. Mitä teen?
Sosiaali- ja terveydenhuolto pyörivät saman yllä linkatun asiakastietolain alla. Toisin sanoen se mitä yllä lukee terveydenhuollon tiedoista, rekisterinpidosta, liittymisvelvollisuudesta ja rakenteisesta kirjaamisesta pätee lähtökohtaisesti myös sosiaalihuollon tietoihin. Sosiaalihuollon Kanta-käyttöönotolle oli oma siirtymäaikansa, joka päättyi syyskuun alussa 2026.
Jos siis sinulta palvelua ostava hyvinvointialue edellyttää tietojen Kanta-tallentamista, täytyy lähteä asiakastietojärjestelmäkaupoille. Terveydenhuollon tietojärjestelmät eivät lähtökohtaisesti taivu sosiaalihuollon tietojen tallentamiseen tai Kanta-vienteihin, joskin samaan hengenvetoon on todettava, että terveydenhuollon tietojärjestelmät peittoavat silti kynän ja paperin.
Puhtaasti yksityisiä sosiaalipalveluita tuottavan yrityksen ei tarvitse nykylain mukaan ottaa käyttöön sähköistä sosiaalihuollon tietojärjestelmää, eikä siten liittyä sosiaalihuollon Kantaankaan. Manuaalisella sosiaalihuollon kirjaamisella on kuitenkin samat haasteet kuin yllä kerrottiin manuaaliselle terveydenhuollon arkistollekin.
Jos minulla on käytössä terveydenhuollon tietojärjestelmä ja olen liittynyt Kantaan, tarkoittaako se, että minun täytyy lain mukaan hankkia myös sosiaalipalveluilleni sosiaalihuollon tietojärjestelmä ja liittää sekin Kantaan? Ei oikeastaan. Yllä linkattua asiakastietolain liittymisvelvollisuutta käsittelevää 67 §:ää on syytä tulkita niin, että sosiaalihuollon Kanta-liittymisvelvollisuus koskee vain sellaisia yksityisiä yrityksiä, joilla on kyky liittyä sosiaalihuollon Kanta-arkiston käyttäjiksi. Terveydenhuollon järjestelmällä ei voi sosiaalihuollon Kantaan liittyä, joten liittymisvelvollisuus sosiaalihuollon Kanta-arkistoon jää (nykylailla) odottelemaan uutta tietojärjestelmää, jota sinulla ei ole velvollisuutta hankkia, ellei sitten ostajasi sinua pakota sellaista hankkimaan.
Toistaiseksi Kuntoutusyrittäjien tiedossa ei ole, että jäseniä olisi hyvinvointialueiden toimesta velvoitettu hankkimaan sosiaalihuollon tietojärjestelmiä.
Lopetin tai lopetan pian yritystoimintani. Minne voin toimittaa kaikki sähköiset ja paperiset potilasasiakirjani? Voinko säilöä ne vintille kuten vuosia sitten eläkkeelle jäänyt kollegani on tehnyt?
Kerro heti kollegallesi, että toimintansa lopettaneiden terveydenhuollon (ja myös sosiaalihuollon!) palveluntuottajien on 1.1.2024 alkaen vietävä kaikki vanhat asiakastietonsa Kelan arkistointipalveluun. Niitä ei saa säilöä enää vintillä, kellarissa tai missään muuallakaan enemmän tai vähemmän luotettavassa paikassa! Laki velvoittaa viemään tiedot Kelaan vaikka olisi lopettanut yritystoimintansa jo kenties vuosikymmeniä sitten.
Kelan arkistointipalvelu on maksuton. Kanta-arkistoon tallennettuja tietoja ei tarvitse Kelaan enää toimittaa, vaan arkistointipalvelu ottaa vastaan vain sellaisia papereita tai sähköisiä tiedostoja, jotka ovat syystä tai toisesta jääneet Kanta-arkiston ulkopuolelle.
Kelan arkistointipalvelu ottaa vastaan myös hyvinvointialueen ostopalveluna syntyneet tiedot! Laissa on tätä nykyä onnellisesti säädetty, että kaikki toimintansa lopettaneen sote-yrityksen asiakastiedot siirtyvät juridisesti yrityksen kotialueen hyvinvointialueen rekisterinpitoon. Kela vain hoitaa tuota pestiä hyvinvointialueen puolesta.
Yritystoiminnan lopettamiseen on kerätty ohjeet jäsensivuille tämän linkin taakse (klikkaa auki ”muistilista”, vaatii kirjautumisen).
