Ajanvarustiedot tallennetaan sähköisesti Kanta-arkistoon lokakuun 2026 alusta lukien – mitä lakimuutos tarkoittaa?
Ajanvarausasiakirjat ovat osa rakenteista kirjaamista
Potilastietojen käsittelyä, säilyttämistä ja Kantaan tallentamista säätelee asiakastietolaki (laki 703/2023). Ajanvaraustieto itsessään on potilastieto, ja vastaavasti ajanvarausasiakirja on lain tarkoittama potilasasiakirja.
Lainsäädännön määritelmä asiakirjalle on perinteisesti laaja: asiakirja voi olla paperinen, sähköinen PDF tai määrämuotoisesti laadittu eli rakenteisesti kirjattu tiedosto pilvipalvelussa. Nykyinen asiakastietolaki on edellyttänyt voimaantulostaan (1.1.2024) alkaen potilasasiakirjojen laatimista rakenteiseen muotoon. Käytännössä tätä on vaadittu mikäli rakenteinen kirjaaminen ylipäätään on yritykselle mahdollista.
Rakenteinen kirjaaminen on mahdollista, jos tietorakenne on määritelty, ja oma potilastietojärjestelmä tukee tuota määriteltyä tietorakennetta. THL on määritellyt ajanvaraustietojen tietorakenteet toukokuusta 2024 alkaen ja useat kuntoutusyrittäjien käyttämät potilastietojärjestelmät ovat ottaneet nuo määritelmät osaksi omaa potilastietojärjestelmäänsä.
Voinko halutessani käyttää paperista ajanvarausta edelleen?
Paperinen, omaan exceliin tai wordiin kirjattu ajanvaraustieto ei ole yleensä rakenteisen määritelmän mukainen.
Jos käytössä on mahdollisuus rakenteiseen kirjaamiseen, täytyisi se mahdollisuus hyödyntää. Tätä velvollisuutta säätelee asiakastietolain 20 §.
Jos kuitenkin käytät pelkästään paperiarkistoa etkä ole liittynyt Kantaan, voit jatkaa paperiarkiston käyttöä aiempaan tapaan.
Jos rakenteista kirjaamista täytyy käyttää, ja se vaatii myös potilastietojärjestelmän sähköisen kalenterin käyttöä (jos sellainen on), niin mikä muuttuu 1.10.2026?
Pääsääntö on, että rakenteisesti tehdyt kirjaukset viedään valtakunnalliseen arkistointipalveluun, eli Kantaan. Nykyisessä laissa on ollut kuitenkin sen säätämisestä alkaen poikkeuksena siirtymäaika, jonka mukaan ajanvaraustiedot, vaikka ne olisikin jo laadittu rakenteisesti ja Kanta-arkiston kanssa yhteensopivasti, täytyy kuitenkin viedä Kantaan vasta siirtymäajan päätytty 1.10.2026. Vastaavia pitkiä siirtymäaikoja on käytössä muillekin asiakirjatyypeille: esimerkiksi ääni- ja videotallenteet hoidosta tallennetaan Kantaan 1.10.2029 alkaen.
Toisin sanoen lainsäätäjä on antanut THL:lle (ja muille rakenteisen kirjaamisen määrittelijöille) aikaa laatia ajanvarauksen määritelmät loppuun, jotta ajanvaraustietoja voidaan tuottaa rakenteisesti, joka on puolestaan tietojen Kantaan tallentamisen perusvaatimus.
Mitä laki ei edellytä
Lakimuutos ei velvoita ottamaan käyttöön sähköistä verkkoajanvarausta. Yritys ja yrittäjä saavat huolehtia ajanvaraustietojensa hallinnoinnista halutessaan vain ammattihenkilöiden toimesta, kuten tähänkin asti. Kukin yritys saa siten kirjata ajanvaraustietonsa potilastietojärjestelmäänsä jatkossakin itsenäisesti.
Lakimuutos ei edellytä myöskään sitä, että asiakkaille pitäisi antaa oikeus itsenäisesti varata tai peruuttaa varattuja aikoja. Asiakkaalle tulee kuitenkin jatkossa aina OmaKanta-palvelun kautta tieto hänelle varatusta ajasta. Määritelmät mahdollistavat myös esimerkiksi etäterapialinkin toimittamisen asiakkaalle OmaKanta-palvelun kautta.
Mitä laki edellyttää
Ajanvaraustiedot on kirjattava sähköisesti potilastietojärjestelmään, jos yritys on hankkinut käyttöönsä ajanvarausasiakirjauksia tukevan sähköisen potilastietojärjestelmän. Sähköisen kalenterin käyttö on siis muodollisesti ollut pakollista monille jo pidempään, mutta se tulee näkyväksi nyt Kanta-arkistoon liittyvän siirtymäajan päättymien myötä.
Sähköisen kalenterin käyttöön on ollut siten velvollisuus karkeasti toukokuusta 2024 alkaen (kun määritelmät valmistuivat), tai tarkemmin milloin tuki sähköiselle kalenterille on tullut omaan järjestelmään.
1.10.2026 alkaen tuo ajanvaraustieto on tallennettava myös Kantaan, josta se näkyy mm. asiakkaalle OmaKanta –palvelussa, ellei asiakirjan näkyvyyttä asiakkaalle ole syystä tai toisesta viivästetty.
