Asiakkaiden usein kysytyt kysymykset tietosuojasta

Asiakkaiden usein kysytyt kysymykset tietosuojasta

Kysymys: Miksi potilasasiakirjoja kirjataan?

Vastaus: Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), eli tuttavallisemmin potilaslaki velvoittaa hoitavaa tahoa kirjaamaan ylös hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Potilasasiakirjojen laatiminen on siten erottamaton osa hoitoa.

K: kauanko potilasasiakirjoja säilytetään?

V: Potilaslaki velvoittaa myös säilyttämään kirjaukset potilasasiakirja-asetuksessa (STM: 298/2009) säädetyn ajan. Säilytysaika vaihtelee, mutta se on yleensä todella pitkä: perustiedot ja keskeiset hoitotiedot säilytetään jopa 120 vuotta asiakkaan syntymästä.

K: Voinko kieltäytyä potilasasiakirjojen laatimisesta ja/tai säilyttämisestä?

V: Potilaslain 6 §:n nojalla hoito on toteutettava yhteisymmärryksessä asiakkaan eli kuntoutujan kanssa. Potilasasiakirjojen laatimisvelvollisuus on tälle rinnakkainen velvollisuus. Molempia on siis noudatettava. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hoidon antamisen edellytys on, että asiakas hyväksyy myös sen, että tästä tehdään lain vaatimat potilasasiakirjakirjat. Jo laadittuja tietoja ei voi enää hoidon antamisen jälkeen poistaa.

K: Mitä kaikkia tietoja täytyy kirjata? Pitääkö esimerkiksi henkilötunnus kirjata?

V: Potilasasiakirja-asetuksen 10 §:ssä säädetään, että asiakkaasta on kirjattava ainakin potilaan nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot. Henkilötunnusta käytetään erottamaan (esimerkiksi saman nimiset) asiakkaat toisistaan.

K: Voinko vaatia tietoni poistettavaksi tai tarkistaa mitä tietoja minusta on kirjattu?

V: Potilasasiakirjat ovat lain nojalla kirjattavia tietoja, joita asiakkailla ei ole henkilökohtaista oikeutta vaatia poistettavaksi. Vastineeksi tästä yritykseltä edellytetään rekisterinpitoon liittyen erityistä huolellisuutta ja tietojen erityistä suojelua. Asiakkaalla on oikeus tarkistaa hänestä tehdyt potilasasiakirjamerkinnät EU:n tietosuoja-asetuksen 15 artiklan nojalla, ja vaatia myös tietoja oikaistavaksi, mikäli niissä havaitaan virheitä.

K: Tallennetaanko potilastiedot Kanta-arkistoon?

V: Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) annetun lain 15 §:n mukaan Kanta-arkistoon liittymisen jälkeen laaditut potilasasiakirjat tulee arkistoida Kantaan. Asiakas voi hallinnoida hänestä tehtyjä kirjauksia ja niiden mahdollista luovuttamista toisille terveydenhuollon ammattilaisilla esimerkiksi Kanta.fi Omakanta -palvelusta.

K: Miten tiedot suojataan?

V: EU:n tietosuoja-asetus edellyttää rekisteriä pitävää yritystä sekä muita henkilötietojen käsittelyyn osallistuvia tahoja suojaamaan tiedot mm. käsittelyyn liittyvät riskit huomioiden. Erityisesti potilastiedot on suojattava sekä sisäiseltä että ulkoiselta väärinkäytöltä. Tietojen väärinkäyttö on myös rangaistavaksi säädetty teko.

Henkilötietojen käyttöä ja rekisterinpitoa valvova viranomainen on suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka sivut löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Lisäys 27.10.2020: Henkilötunnuksen tallettaminen on myös kaikilla julkisilla toimijoilla palvelun tuottamisen edellytys. Kela ei esimerkiksi myönnä sairausvakuutuslain nojalla fysioterapian lähetekorvausta, ellei asiakkaan henkilötunnusta esitetä. Samoin Kelan, kuntien ja sairaanhoitopiirien sopimusehtojen mukaisesti kuntoutuksen palveluntuottaja on velvollinen lainsäädännön edellyttämällä tavalla tarkistamaan kuntalaisen, eli kuntoutujan henkilötunnuksen. Myös vakuutusyhtiöt edellyttävät asiakkaan yksilöintiä henkilötunnustasolla.