Kanta-viennit ilman lääkärin lähetettä tai hoitojaksoa

Kanta-viennit myös ilman lähetettä? Kyllä vaan!

Kuntoutusyrittäjien toimistolle on tullut kyselyjä siitä, täytyykö myös ilman lähetettä hoitoon tulleiden potilasasiakirjamerkinnät viedä Kantaan. Lyhyt vastaus on, että kyllä täytyy. Kysymys koskee yleensä erityisesti fysioterapiaa, jonka lähetteet ovat vuodenvaihteen jälkeen vähentyneet, mutta periaate kattaa myös kaikki muut terapia-alat.

Taustalla vaikuttaa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, eli tuttavallisemmin asiakastietolaista löytyvä 8 §, jonka mukaan valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin liittymisen jälkeen palvelunantajan tulee tallentaa asiakasasiakirjojen alkuperäiset kappaleet valtakunnalliseen arkistointipalveluun.

Suomeksi tämä tarkoittaa sitä, että liittymisen jälkeen laaditut potilasasiakirjamerkinnät on vietävä Kantaan. Kanta ei ota vastaan muita potilasasiakirjoja kuin rakenteisesti kirjattuja, mutta tämä on asiakastietolain 9 §:ssä käsitelty siten, että rakenteinen kirjaaminen on nykyään ainoa lain sallima sähköinen kirjaamistapa.

Kanta-liittyminen puolestaan on pakollista kaikille sellaisille yksityisille palveluntuottajille, joilla on käytössään sähköinen potilastietojärjestelmä. Käytännössä myös osa hyvinvointialueista on kilpailutuksissaan edellyttänyt Kanta-yhteensopivan potilastietojärjestemän hankintaa jo tarjouspyynnöissä.

Potilasasiakirjojen vienti Kantaan on rekisterinpitäjän vastuulla

Omaan rekisterinpitoon kuuluvia asiakkaita (jotka ovat samalla aina myös potilaita) ovat muun muassa:

• Itse maksavat asiakkaat, lähetteellä tai ilman
• Suoravastaanottoasiakkaat
• Täydentävän työterveyshuollon asiakkaat, joihin muodostuu itsenäinen asiakassuhde
• Kelan vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen ja kuntoutuspsykoterapian asiakkaat

Seuraavien asiakkaiden potilas- ja asiakasasiakirjamerkinnät viedään lain mukaan Kantaan, mutta Kanta-vienti tapahtuu käytännössä kuntoutusyrityksestä erillisen rekisterinpitäjän toimesta ja myös vastuulla:

• Hyvinvointialueen asukkaiden lakisääteisisten palveluiden Kanta-vienneistä on vastuussa hyvinvointialue
• Yrityksen varsinaisen työterveyshuoltokumppanin (esimerkiksi lääkärikeskuksen) toimeksiannosta laaditut potilasasiakirjamerkinnät viedään kantaan toimeksiantajan itsensä kautta
• Alihankintana tehdyt Kelan vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen tai kuntoutuspsykoterapian alihankinnat eli jälleen jonkun muun toimeksiannosta laaditut potilasasiakirjat viedään Kantaan toimeksiantajan itsensä kautta

Lyhyesti voidaan siis todeta, että Kanta-vienneistä on aina vastuussa potilasasiakirjojen rekisterinpitäjä. Alihankkija ei ole potilasasiakirjojen rekisterinpitäjä, jolloin vastuu Kanta-vienneistä on aina toimeksiantajalla eli rekisterinpitäjällä. Alihankkija tunnetaan myös nimellä henkilötietojen käsittelijä. Henkilötietojen käsittelystä on sovittava aina erillisellä sopimuksella.

Kuva tyypillisestä erillisestä rekisterinpidosta, jossa on rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä (alihankkija)