Ostopalvelut Kantaan vaiheittain
Kanta-tallentaminen laajentuu ostopalveluihin hiljalleen
Hyvinvointialueen ostopalvelut (palvelusetelit, suorahankinnat ja kilpailutetut hankinnat) tallentuvat Kantaan tällä hetkellä vain harvoin, sillä suora Kanta-tallennus edellyttää ostopalvelun valtuutuksen käyttöönottoa. Ensimmäinen alue joka tiettävästi on terapiapalveluissa ottanut ostopalvelun valtuutuksen käyttöön, on Keski-Uudenmaan hyvinvointialue.
Ilman ostopalvelun valtuutusta hyvinvointialueen tai muunkaan toimeksiantajan tietoja ei saa viedä Kantaan omaa potilastietojärjestelmää käyttäen. Jos näin tehdään, siirtyvät tiedot Kantaan väärän rekisterinpitäjän nimen alle. Tämä on potilasrekisterin ja potilaan luovutuslupien hallinnoinnin kannalta ongelmallista ja myös lain vastaista.
Kaikille ostopalveluille on yhteistä, että ostopalveluiden tiedoista ei saa jäädä yksityiselle palveluntuottajalle sähköisiäkään kopioita, ellei hyvinvointialue tai muu toimeksiantaja näin nimenomaisesti ohjeista toimimaan, tai jollei kopioiden säilyttämiselle ole tilapäistä käyttötarvetta, kuten laskutuksen loppuun saattaminen. Tilapäiset käyttötarpeen päätyttyä on kopiot hävitettävä.
Hyvinvointialueen lakisääteiseen järjestämisvelvollisuuteen kuuluvat palvelut jäävät asiakastietolain 13 §:n ensimmäisen momentin alaan, eli ne kuuluvat hyvinvointialueen rekisterinpitoon, joiden osalta yksityinen palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä. Yksityisten välisissä ostopalveluissa rekisterinpito määräytyy samaisen lain mukaan siten, että rekisterinpitäjä on se, joka tekee asiakkaan kanssa sopimuksen palvelusta.
Rekisterinpitäjän on annettava selkeät ohjeet mitä hänen tiedoillaan tehdään tai mitä niille ei saa tehdä
Rekisterinpitäjän, eli lakisääteisissä palveluissa hyvinvointialueen tai Kelan kuntoutuksessa Kelan sopimuskumppanin antamia määräyksiä ja ohjeita on noudatettava täsmällisesti. Jos rekisterinpitäjä edellyttää tietojen poistamista, niin tämä todella tarkoittaa tietojen poistamista. Kopioita ei saa toimeksiannon päättymisen jälkeen enää jäädä, ellei kopioiden jättämistä ole nimenomaan ohjeistettu.
Osalle potilasasiakirjamerkinnöistä saattaa joskus syntyä palveluntuottajan näkökulmasta myös tilapäinen rekisterinpitovelvoite, jos esimerkiksi laskutuksen loppuun saattaminen edellyttää joidenkin tietojen arkistointia. Rekisterinpitäjä ei voi siis poistokäskyllään torpedoida palveluntuottajan laskutusmahdollisuuksia. Tällöinkin laskutuksen edellyttämiä potilastietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin laskutus edellyttää, ja vain siinä laajuudessa, jota laskutus edellyttää. Käytännössä tämä voi tarkoittaa tietoa ajanvarauksista ja toteutuneista käynneistä (määrät, ajankohdat, kestot ja käyntien laatu: koti/vastaanottokäynti).
Jos puuttuvia laskutustarpeita ei ole, ja tiedot on toimitettu rekisterinpitäjälle (esimerkiksi hyvinvointialueelle) kuten rekisterinpitäjä on ohjeistuksessaan edellyttänyt, tulee kaikki omat kopiot toimeksiantajan rekisterinpitoon kuuluvista potilastiedoista poistaa.
Ohjeet tietojen loppukäsittelylle ovat rekisterinpitäjäkohtaisia. Osa hyvinvointialueista on saattanut rekisterinpitäjänä edellyttää tietojen säilyttämistä yrityksessä hyvinvointialueen puolesta, mutta tätä ei voida pitää pitkäaikaisena ratkaisuna. Loppujen lopuksi tietojen olisi aina palattava rekisterinpitäjälle, eli toimeksiantajalle, eli julkisissa palveluissa hyvinvointialueelle.
Kuntoutusyrittäjien suositus on, että tiedot vietäisiin Kantaan ostopalvelun valtuutusta käyttämällä
Ostopalvelun valtuutus mahdollistaa tietojen Kanta-viennin toisen rekisterinpitäjän (kuten hyvinvointialueen) puolesta palveluntuottajan omalla potilastietojärjestelmällä. Tietoja ei tarvitse siis lähettää sähköpostitse tai muutenkaan.
Onnistuneen ostopalvelun valtuutuksen käytön jälkeen asiakkaan OmaKanta-näkymän tulisi näyttää alla olevan kuvan mukaiselta. Hoitotiedoissa palveluyksikön kohdalla näkyy oikea rekisterinpitäjä, joka on tässä tapauksessa hoitovastuussa ollut hyvinvointialue:
Ilman ostopalvelun valtuutusta Omakanta-palvelussa näkyisi yksityisen kuntoutusyrityksen tekemän Kanta-viennin jälkeen rekisterinpitäjän (palveluyksikkö) kohdalla väärän rekisterinpitäjän nimi. Tämä johtaa puolestaan siihen, että rekisterinpito vääristyy ja esimerkiksi tietojen luovutuslupien hallinta ei toimi kuten laki edellyttää.
Kuntoutusyrittäjien tiedon mukaan ostopalvelun valtuutuksen on ensimmäisenä ottanut käyttöön Keusote. Muita alueita ja yksityisiä toimijoita seuraa varmasti perässä.
Yksityisen sektorin välisissä toimeksiannoissa ostopalvelun valtuutusta ei välttämättä aina tarvita, sillä alihankkijalle voidaan usein yksinkertaisesti avata uusi käyttäjätunnus rekisterinpitäjän omaan potilastietojärjestelmään. Tämä onnistuu, jos alihankkijoiden määrä on helposti hallittavissa.
Toimeksiantaja vastaa aina tietojen viennistä Kantaan – myös Kelan kuntoutuksessa
Kun yksityinen kuntoutusyritys ostaa toiselta yksityiseltä kuntoutusyritykseltä Kelan kuntoutusta, on tietojen viemisestä Kantaan vastuussa se taho, joka on tehnyt asiakkaan ja Kelan kanssa sopimuksen kuntoutuksesta.
Jos siis Kelan sopimuskumppani Kuntoutusyritys A Oy tekee asiakkaan kanssa sopimuksen esimerkiksi Kelan korvaamasta vaativasta lääkinnällisestä kuntoutuksesta, on A Oy näin syntyneiden potilastietojen rekisterinpitäjä. A Oy voi antaa kuntoutuspalvelun toteuttamisesta toimeksiannon B Oy:lle, mutta tietojen rekisterinpitäjänä säilyy silti A Oy ja Kanta-viennissä rekisterinpitäjänä täytyy myös näkyä A Oy. Varsin usein tämä toteutetaan siten, että A Oy antaa alihankkijalleen B Oy:lle tunnukset A Oy:n käyttämään potilastietojärjestelmään.
Lainsäädännöllisesti A Oy voisi antaa B Oy:lle myös ostopalvelun valtuutuksen. Tällöin B Oy voisi käyttää omaa potilastietojärjestelmäänsä ja viedä tiedot Kantaan A Oy:n puolesta ja A Oy:n nimellä. Kuntoutusyrittäjien tiedossa ei kuitenkaan ole, että ostopalvelun valtuutusta olisi otettu yksityisten välisissä palveluissa käyttöön, mutta mitään teknistä tai juridista estettä sille ei pitäisi olla.
Itse maksavat asiakkaat, Kelan kuntoutusasiakkaat ja vakuutusyhtiöasiakkaat Kantaan
Omaan rekisterinpitoon kuuluvat tiedot on vietävä Kantaan asiakastietolain mukaan viipymättä. Tällaisia omaan rekisterinpitoon kuuluvia asiakkaita ovat kaikki asiakkaat, joiden kanssa on tehty sopimus kuntoutuksesta. Tyypillisesti omaan rekisterinpitoon kuuluvia asiakkaita ovat itse maksavat asiakkaat, Kelan kuntoutusasiakkaat ja vakuutusyhtiön maksusitoumuksella saapuvat asiakkaat. Näin on tehtävä riippumatta siitä, käytetäänkö palvelutuotannossa alihankintaa vai ei.
Omien tietojen säilytys Kanta-viennin jälkeen
Sen jälkeen kun potilastiedot on viety Kantaan, on niiden säilyttämisvastuu siirretty Kanta-palveluita ylläpitävälle Kelalle. Potilastiedoista ei tarvitse säilyttää kopiota omassa potilastietojärjestelmässä. Potilastietoja ei tarvitse eikä enää tulekaan Kantaan tallentamisen jälkeen säilyttää oikeastaan missään, ei edes yrityksen omassa potilastietojärjestelmässä. Vain Kanta-palveluiden ulkopuolelle jääneet tiedot täytyy säilyttää vielä itse potilastietojärjestelmässä.
Kantaan tallennettujen tietojen kopiot voi siis poistaa omasta potilastietojärjestelmästä sen jälkeen, kun tietoja ei enää omasta järjestelmästä tarvita. Tiedot voidaan tarvittaessa hakea Kanta-palveluista takaisin, jos asiakas esimerkiksi myöhemmin palaa.
Tähän tietojen Kanta-viennin jälkeiseen poistamistarpeeseen on oikeastaan herätty vasta ihan tänä vuonna, eikä Kuntoutusyrittäjien tiedossa ole, onko kaikissa potilastietojärjestelmissä kunnollista poisto-ominaisuuttakaan (vielä) Kantaan tallennetuille tiedoille. Todennäköisesti ei, ja tällainen automaatio on tekemässä vasta tuloaan. Sitäkään ei vielä tiedetä, pitäisikö kopiot tiedoista poistaa omasta järjestelmästä jo kuntoutusjakson päätyttyä, vai vasta esimerkiksi vuoden kuluttua siitä. Asia on tällä hetkellä ohjeistamaton ja siten jokaisen rekisterinpitäjän itse harkittavissa.
Kanta-palveluiden ulkopuolelle jääneet oman rekisterinpidon potilastiedot on säilytettävä potilastietojärjestelmässä
Aivan kaikki tiedot eivät siirry vielä Kantaan. Tällaisia potilastietoja ovat esimerkiksi muussa kuin rakenteisessa muodossa olevat kirjaukset tai PDF-liitteet, joita voidaan saada esimerkiksi tiedonkeruulomakkeita skannaamalla. Näiden osalta täytyy noudattaa asiakastietolain liitteen mukaisia säilytysaikoja.
Säilytysaikaliite löytyy aivan lain lopusta, pikkuisen siirtymäsäännöspykälästä alaspäin selaamalla.
Lähtökohta säilytysajoille on pitkä: 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä, jos kuolemasta ei ole tietoa.
Alle 18 vuotiaana kuolleista lapsista tiedot säilytetään aina 120 vuotta. Käytännössä tiedot säilytetään siis niin kauan kuin yritystoimintaa vielä on. Tiedot voidaa myöhemmin mahdolisesti toimittaa Kantaan kun Kanta-palvelut kehittyvät ottamaan vastaan myös muita kuin rakenteisia tietoja (esimerkiksi siis PDF-tiedostoja).
Toiminnan loppuessa yrityksen kaikki tiedot, niin sähköiset kuin paperisetkin, on toimitettava Kelalle. Tämä koskee myös aiemmin jo toimintansa lopettaneita yrityksiä.
Muualta tulleet potilasasiakirjat
Muusta terveydenhuollosta tulleita potilasasiakirjoja, kuten lääkärin lähetteitä, ei ole enää velvollisuutta säilyttää. Jäljennökset muiden terveydenhuollon palvelunantajien potilasasiakirjoista voi hävittää heti, kunhan tarvittavat merkinnät on ensin tallennettu omaan potilastietojärjestelmään.
Paperiset potilasasiakirjat saa skannata ja tallentaa sähköisessä muodossa potilastietojärjestelmään
Vuoden alussa voimaan tullut asiakastietolaki ei erittele enää asiakirjoja sellaisiin, jotka saisi skannata ja joita ei saisi skannata. Vanha potilasasiakirja-asetus erotteli vielä asiakirjat niin, että potilaskertomusta tai sen osia ei saanut korvata ”valokopiolla”. Nykyinen 1.1.2024 voimaan tullut asiakastietolaki ei sisällä tällaista vanhahtavaa valokopiokieltoa enää lainkaan. Kaikki paperiasiakirjat ovat vapaata riistaa skannaamiselle.
Lähtökohta on, että potilasasiakirjat kannattaa arkistoida aina alkuperäisessä muodossa. Jos alkuperäinen muoto on sähköinen, on arkistonkin lähtökohtaisesti oltava sähköinen. Paperimuotoiset asiakirjat saa kuitenkin skannata sähköiseen muotoon sähköisten asiakirjojen paremman varmuuskopioitavuuden, valvonnan ja suojausmahdollisuuksien vuoksi. Skannatulle potilasasiakirjalle paras koti on sähköinen Valviran hyväksymä potilastietojärjestelmä.