Pitääkö palveluntuottajan hävittää potilastiedot palvelun päätyttyä?
Oulun kaupungin uusi ohjeistus on herättänyt laajalti ihmetystä kuntoutusyrittäjissä
Oulu ei ole asiansa kanssa yksin, vaan kuten lukuisat muutkin kunnat ja kuntayhtymät Oulu on määrännyt, että hoitosuhteen päättymisen jälkeen asiakastiedot on toimitettava paperisena Oulun kaupungille, ja sähköiset versiot on hävitettävä palveluntuottajan omista arkistoista. Oulun kaupunki on tietosuojasääntelyssä tarkoitettu rekisterinpitäjä, joka vastaa ostamiensa lakisääteisten terveyspalveluiden rekisterinpidosta.
Kysymys: voiko näin toimia laillisesti?
Kyllä voi. Oulun kaupunki on sen järjestämässä toiminnassa syntyneistä henkilötiedoista rekisterinpitäjä, ja se voi käskeä tiedoille tehtäväksi mitä vain. Jos kaupunki käskee heittämään tiedot vaikka Pohjanlahteen, niin se henkilötietojen käsittelijä on periaatteessa tehtävä, vaikka sitten hammasta purren.
Jatkokysymys: tarkoittiko lainsäätäjä, että palveluntuottaja hävittää alkuperäiset toiminnassa sähköisesti syntyneet tiedot? Ei todellakaan.
Asiakastietolaki velvoittaa viemään tiedot Kantaan – Kanta-arkisto on myös valmis tähän
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) velvoittaa sekä yksityiset että julkiset toimijat liittymään potilastietojen arkisto Kantaan. Näin Kantaan tallennetut potilastiedot ovat lopulta kaikkien potilastietoa tarvitsevien käytettävissä. Tiedot eivät siirry Kantaan, jos palveluntuottaja hävittää tiedot ja toimittaa paperiset kopiot arkistoitavaksi kunnan tai kuntayhtymän paperiarkistoon.
Mitä lainsäätäjä tarkoitti tässä kohden tapahtuvan on kutakuinkin seuraava: palveluntuottaja kirjaa tiedot omaan potilastietojärjestelmäänsä, josta tiedot kirjautuvat Kantaan Oulun kaupungin rekisterinpidon alle. Tiedot siirretään siis suoraan palveluntuottajan järjestelmästä ostopalveluvaltuutuksen avulla Kanta-arkistoon, jossa ne näkyvät automaattisesti Oulun rekisterinpitoon kuuluvina asiakirjoina.
Oulu ei ole ensimmäinen joka tämän kanssa kompuroi. Hyvin samaa toimintamallia on kuulunut monista muista suomen kunnista ja sairaanhoitopiireistä. Ongelmana on ollut, ettei ostopalveluvaltuutusta hyödyntäviä potilastietojärjestelmiä ole ollut käytössä. Kanta-palvelut eivät ole tässä ongelma: Kuntoutusyrittäjät sai Kelasta helmikuussa 2021 vastauksen kysymykseemme, milloin ostopalveluvaltuutus otetaan Kanta-arkistossa käyttöön. Vastaus on: Ostopalveluvaltuutus on teknisesti valmis, ja sen käyttöönotto riippuu organisaatioista, eli rekisterinpitäjästä. Eli kunnasta tai kaupungista, joka kuntoutuksen tai muuta terveyspalvelua järjestää.
Siirtymäaika ostopalveluiden Kanta-kirjauksille on päättynyt
Siirtymäaika sille, milloin ostopalveluvaltuutus on viimeistään otettava käyttöön on kulunut jo kolme vuotta sitten. Viimeinen sallittu hetki oli asetuksen mukaan 31.12.2017. Asetus velvoittaa kuntaa tallentamaan yksityiseltä palveluntuottajalta hankitut potilasasiakirjat Kanta-arkistoon. Oulun kaupunki, kuten moni muu kuntoutuksen järjestäjä, on siis 31.12.2017 jälkeen ollut tämän asian suhteen koko lailla laittomassa tilassa. Tämä käsky tietojen siirtämisestä ja alkuperäisten hävittämisestä ei siten ole itsessään lainvastainen, mutta se on oire kunnan omasta Kanta-arkiston käyttöönottoon liittyvästä laiminlyönnistä, johon liittyy asetuksen vastainen toiminta.
Kuntoutusyrittäjän on noudatettava rekisterinpitäjän käskyä ja toimintamallia, vaikka se olisi tällä tavalla lain tai asetuksen vastainenkin. Jos rekisterinpitäjän käskyä ja ohjetta ei noudateta, saa henkilötietojen käsittelijä, eli palveluntuottaja tietosuoja-asetuksen mukaisen seuraamusmaksun.
Häviäjiä tässä ovat tietysti asiakkaat eli rekisteröidyt, ja välillisesti myös palveluntuottajat itse kun tiedonkulku vaikeutuu. Palveluntuottajan on sakon uhalla toteltava rekisterinpitäjän aiempaan laiminlyöntiin perustuvaa käskyä. Potilasasiakirja-asetuksen 120 vuoden säilytysaikamääräys potilaan syntymästä on kyllä olemassa, mutta velvollisuus säilytykseen on rekisterinpitäjällä, eli Oulun kaupungilla. Ei siis henkilötietoja käsittelevällä kuntoutusyrityksellä. 120 vuotta paperikopiolle on pitkä aika, mutta jos rekisterinpitäjä halua asian näin hoitaa, niin näin se voi valita.
Asiakas ja tieto kulkevat erillään ilman Kantaa
Tämä ongelma on ihan vastaava kautta Suomen, ja tähän täytyy pyrkiä hakemaan korjaustakin siis valtakunnalliselta tasolta. Oulun kaupunki ei ole tämän ongelman kanssa missään nimessä yksin, vaan vastaava hankaluus potilastietojen rekisterinpidon ja käsittelyn raja-aidassa on olemassa käytännössä kaikissa kunnissa ja sairaanhoitopiireissä. Kanta-arkisto on olemassa juuri tätä tarkoitusta varten.
Tietojen asianmukainen käytettävyys on osa tietosuojaa: sellainen tieto, joka ei seuraa asiakkaan mukana, ei myöskään hyödytä asiakasta.Tietosuojan merkitys onkin viime vuosina korostunut, ja tällaiset ongelmat henkilötietojen käsittelyssä nostetaan aiempaa herkemmin nykyään esille. Tietosuojan vaatimustaso on yksinkertaisesti korkeammalla, kuin koskaan aiemmin. Tästä syystä kaikki lain ja asetuksen edellyttämät välineet sen turvaamiseksi on syytä ottaa käyttöön.